Häufig gestellte Fragen für Anwender zu OpenScape Business

Warum sind exakte Rufnummernformate so wichtig ?

 Zur Zeit ist es üblich, Ortsgespräche ohne Vorwahl zu wählen oder Ferngespräche ohne die Deutschlandvorwahl 0049 zu führen.
Durch die Einführung der Internettelefonie kann keine Ortsbestimmung mehr durchgeführt werden, deshalb empfehlen wir Ihnen dringend Ihre Kontakte nach dem Standard E164 anzulegen. Es ist jetzt schon absehbar, dass neue, bzw. die neueste Software der Telefonanlagen in diesen Format die Rufnummer anzeigen.
Wir wissen, dass dies erhebliche Anfangsarbeit verursacht, empfehlen Ihnen aber Stück für Stück den Standard einzuführen.
 
Wie sieht dieser Standard für den Outlook-Kontakt aus.
 
Die Festnetzrufnummer 030-93695311 muss im Outlook wie folgt angelegt sein
 

 
Mit Öffnen des Feldes „Geschäftlich...“ wird das Land, die Ortsnetzkennzahl und die Rufnummer unter
Ortsanschluss eingetragen. Hat Ihr Geschäftspartner einen Durchwahlanschluss, kann unter Durchwahl die Nebenstelle eingetragen werden, muss aber nicht. Die Nebenstelle kann auch, wiie oben, auch im Feld „Ortsanschluss“ miteingetragen werden.
Wichtig: Die Feld „Ort/Vorwahl“wird ohne 0 geschrieben. Das Land (+49 für Deutschland) ersetzt die 0. Hält man sich nicht daran, erfolgt bei der Wahl eine doppelte 0, damit wird immer eine Auslandsverbindung erfolgen.
 
 Für die Mobilfunknummer sieht der Eintrag so aus
 

 
Auch hier ist zu sehen, dass der Funknetzbetreiber ohne führende 0 eingetragen ist. 
 

Wie lege ich ordnungsgemäß einen Kontakt an ?

Nach dem Telefonat möchte ich den Kontakt in Outlook anlegen.
 
Sie haben in den EinstellungenEinrichtung -> Meine Einstellungen-> Benachrichtigungen den letzten Punkt „Outlook-Kontakt/myportal for Desktop bei ankommenden Anrufen öffnen“ nicht aktiviert.
Somit wird bei ankommenden Anrufen das Kontaktformular von Outlook nicht geöffnet.
  
Zuerst gehen Sie in das Journal, suchen unter „Alle“ oder „Angenommen“  den gewünschten Eintrag und Markieren diesen. Mit der rechten Maustaste das Menü öffnen und „Nach Outlook kopieren“ aussuchen. Der Outlook-Kontakt öffnet sich und Sie können die entsprechende Einträge vornehmen.
 
Auch wenn der Anrufer nicht im kanonischen bzw. E164 Format in der Liste steht, empfehlen wir Ihnen dringend, im Outlook für zukünftige Anwendungen nur in dieses Format zu verwenden.
 

 
Auf dem Bild ist zu sehen, wie der Anrufer mit der Rufnummernanzeige 03322213582 im Journal ausgewählt wurde und mit dem Anlegen im Outlook-Kontaktordner das Button „Geschäftlich...“ geöffnet wurde, um ein exaktes Rufnummernformat zu erhalten.
 
Auch wenn Sie unter Einrichtung -> Meine Einstellungen-> Benachrichtigungen den letzten Punkt
„Outlook-Kontakt/myportal for Desktop bei ankommenden Anrufen öffnen“ nicht aktiviert haben,
werden ankommende Anrufe im PopUp-Fenster mit dem Namen angezeigt.
 

Wie kann ich einen Anruf planen ?

Es gibt Situationen, wo Sie Ihren Geschäftspartner in einem bestimmten Zeitfenster anrufen sollen. Um dies durch den Alltagsstress nicht zu vergessen, können Sie sich von der OpenScapeOffice Lösung erinnern lassen.
 
Voraussetzung ist, dass der Button Büro oder CallMe aktiv ist (Sie haben also keine Voice-Mail aktiviert) und myportal oder myportal für Outlook ist geöffnet.
 
Sollten Sie einen Anruf geplant haben und die Applikation ist nicht geöffnet oder Sie telefonieren zu dieser Zeit, wird der geplante Anruf zurückgestellt. Mit Öffnen von myportal, myportal für Outlook oder Beendigung des Gespräches werden Sie an den geplanten Anruf erinnert.
 
Grundsätzlich wird das Datum, Uhrzeit und die Erinnerung über den OSO-Server verwaltet, Ihr PC oder Outlook hat damit nichts zu tuen.
 
1.Variante
 
Sie erhalten einen Anruf, nehmen diesen an und stellen fest, dass Sie zu einer bestimmten Zeit zurückrufen müssen. Das kleine PopUp-Fenster unten rechts hat ein Symbol mit einer Uhr. Dieses Klicken Sie an und das Fenster „Gehenden Anruf planen“ öffnet sich. Hier können Sie Uhrzeit und Datum festlegen.
 
Bild 1 Sie führen ein Gespräch

 
Gehen Sie auf Speichern, es erfolgt bei Bestätigung dieser Aktion. Im Journal -> Ordner geplant wird diese Aktion gespeichert.
Dort können Sie die Aktion bearbeiten oder löschen. Möchten Sie von dort einen Anruf starten, markieren Sie die Zeile und drücken die rechte Maustaste. Das Menü Anruf wird Ihnen angeboten.
 
2.Variante
 
Während Ihrer Arbeit fällt Ihnen ein, einen Kunden zu einer bestimmten Zeit anzurufen.
Gehen Sie in das Journal, markieren Sie die Zeile mit der Rufnummer und mit der rechten Maustaste öffnet sich das Menü. Der letzte Punkt „Gehenden Anruf planen...“ öffnen Sie und führen wie oben dargestellt die Einträge aus.
 
Bild 2 

 
3. Variante
 
Sie wollen aus dem Kontaktordner von Outlook den Anruf planen
 
Zuerst kontrollieren Sie bitte, ob Outlook überhaupt in die Applikation integriert ist.
 
Hierzu gehen Sie in Einstellungen -> Meine Einstellungen -> Outlook-Anbindung. Im Feld
„Bei der Suche nach Anruferinformationen werden folgende Outlook-Speicherorte verwendet“ müssen die Häkchen der Outlook-Ordner gesetzt sein. 
Bild 3

 
 
Wenn Sie dies überprüft und eventuell korrigiert haben, gehen Sie in der Outlook-Leiste auf den Button „Verzeichnisse“ mit dem Unterpunkt „Suchen“.
Öffnen Sie diesen Punkt. Standardmäßig werden alle Verzeichnisse durchsucht, insbesondere das persönliche Verzeichnis, welches Ihre Outlook-Kontakte betrifft.
Gesucht wird entsprechend dem Outlook-Kontakt nach Name, Firma oder Telefonnummer Geschäftlich, privat, Fax geschäftlich, Mobiltelefon. Alle anderen Felder werden nicht durchsucht.
Der gewünschte Eintrag wird dann, wie oben Bild 2, markiert und mit der rechten Maustaste der geplante Anruf geöffnet. 
Bild 4 

 
Wie Sie im Bild 4 sehen, wurde der Kontakt mit mehreren Rufnummern angelegt. Öffnen Sie das Feld Rufnummer, alle Einträge werden angezeigt und suchen den gewünschte Telefonnummereintrag aus.

Wie richte ich eine Voice-Mail ein ?

Um eine Voice Mail zu aktivieren, ist es notwendig, Ihre persönliche Ansage aufzusprechen.
Die sicherste und einfachste Methode ist, die Aufnahme über das Telefon vorzunehmen. Hierzu rufen Sie den OSO-Server an, geben Ihr Passwort ein. Jetzt werden Sie aufgefordert Ihren Namen und Ihre Standardbegrüßung aufzusprechen. Folgen Sie diesen Anweisungen.
Nach der Aufnahme können Sie bequem den Text sich nochmals ansagen lassen oder erneuern. Übrigens sollten Sie mal die OSO-Serverrufnummer vergessen, im Feld „Einrichtung“, Reiter „Persönliche Daten“ steht unter VoiceMail-Rufnummer in grau hinterlegt die Rufnummer.
 
Bild 1: Wie finde ich die Rufnummer des OSO-Servers raus ? 

  
Nachdem die Begrüßung erstellt wurde, können Sie Ihre Voice-Mail konfigurieren.
Sie haben die Möglichkeit, 9 unterschiedliche Voice-Mail-Typen individuell einzustellen.
9 Stück sehen, Sie wenn Sie den Button Büro aufklappen. 
Bild 2

 
Zuerst  empfehlen wir Ihnen, einen Button einzustellen, welches Sie am meisten nutzen werden (z.B. außer Haus).
Sie öffnen nun das Feld „Einrichtung“ und rechts das Feld “Anrufregeln. Hier legen Sie fest, ob eine Voice-Mail oder eine Umleitung zu einer anderen Rufnummer erfolgen soll.
Im Feld „Außer Haus“ steht standardmäßig „Voice Mail“. Somit wird die Voice-Mail angehen, wenn Sie hier nichts ändern. 
Bild 3

 
1.Fall wäre, dass ein anderer Ihren ankommenden Anruf annimmt. Hierzu öffnen Sie das Feld bei Anrufregeln -> Weiterleitungsziele -> Anzeige „Voice Mail“ und Sie können nun eines der anderen Felder auswählen. Wenn Sie eines der anderen 5 Felder, z.B. mobil, aussuchen, müssen Sie darauf achten, dass in der „Einrichtung“ -> „Persönliche Daten“ eine Rufnummer im Feld mobil eingetragen ist (siehe Bild 1).
Übrigens hier muss nicht zwingend eine Mobilfunknummer stehen, es könnten auch Festnetzanschlüsse oder interne Teilnehmer stehen. Wichtig ist, keine Null für das Amt einzutragen.
Haben Sie das Feld „Außer Haus“ aktiviert und steht im Feld mobil z.B. 017030017xx, wird der ankommende Anruf sofort weiter auf die Rufnummer 017030017xx geleitet. Insofern ist dies wie eine von
Ihnen am Telefon wahrscheinlich schon öfter eingestellte Anrufumleitung. Vorteil wäre bei dieser Prozedur, dass im „Verzeichnisse -> intern“ den anderen KollegInnen angezeigt wird, dass Sie außer Haus bis xx.xx Uhr sind. Insbesondere wenn Sie in Urlaub oder auf Dienstreise sind, können die MitarbeiterInnen einfach und schnell den Zeitraum mitgeteilt bekommen.
 
Bild 4

 
 
2.Fall ist, die Voice-Mail soll bei ankommenden Anrufen aktiviert werden. Hierzu muss lediglich geprüft werden, ob unter „Einstellungen-> Anrufregeln- >Außer Haus-> Voice Mail“ aktiviert ist (siehe Bild 1).
Es fehlt jetzt der Text für das Merkmal „Außer Haus“. Hierzu rufen Sie nochmals die Voice Mail an und durch 2maliges drücken der Ziffer 3 kommen Sie in die presentabhängigen Texte. Wenn Sie sich dann die Auswahl anhören werden sie die Ziffer 5 für  „Außer Haus“ erhalten. Sprechen Sie Ihren Text auf.
Nun gehen Sie wieder in die Einrichtung -> Profile -> Außer Haus. Sie finden oben rechts den wichtigen Hinweis, ob eine Ansage aufgesprochen wurde. Wenn dies so ist, wird unten das Kästchen „Profil aktiv“ nicht grau hinterlegt sein. Für jede Ziffer und „keine“ legen Sie nun fest, ob eine Aufzeichnung erfolgt oder ob durch drücken der Ziffer 0-9 eine Weiterleitung zu einer internen oder externen Rufnummer erfolgen soll.
Beispiel: Ich bin in Urlaub, dann soll der Anrufer durch drücken der Ziffer 1 den Techniker erreichen. Also Ziffer 1 Übergeben und Rufnummer eingetragen. Beim Rest wird die Aktion Aufzeichen genommen. Als Text wurde gesagt, wenn Sie einen Techniker sprechen wollen, drücken Sie die 1, möchten Sie eine Nachricht hinterlassen, drücken Sie die 9. Sollte der Kunde ausversehen keine 9 drücken, wird trotzdem aufgezeichnet.
Nachdem Sie die Felder festgelegt haben, müssen Sie das Kästchen „Profil aktiv“ aktivieren. Ihre Voice Mail für „Außer Haus“ ist eingerichtet.
Folgender Reihenfolge wird jetzt angesagt: Ihre persönliche Ansage, die Ansage des Systems( z.B
Ist bis xx.xx Uhr außer Haus) und Ihre presentabhängige Ansage (sprechen nach dem Hinweiston).
Möchten Sie nicht, dass die Systemansage erfolgt, muss das Kästchen „dynamische Ansage überspringen“ aktiviert werden.
Bild 5 zeigt ein Beispiel für Besetzt,

 
Analog zu diesem Beispiel können nun auch die anderen Boxen eingerichtet werden, wobei nur der presentabhängige Text aufgesprochen werden muss.
 
Beim Aktivieren der Voice Mail legen Sie Datum und Uhrzeit fest. Sie müssen grundsätzlich entscheiden, ob nach Ablauf der Aktivierung der Voice Mail der Status so lange erhalten bleibt, bis Sie persönlich dies ändern oder ob dies automatisch erfolgen soll.
Bei einer automatischen Änderung muss entsprechend dem untenstehenden Bild unter Einrichtung->Meine Einstellungen->Verschiedenes das Häkchen „Status automatisch auf „Büro“ ändern“ gesetzt werden. 
Bild 6 

Wie kann ich meine Nachricht abhören ?

Ist eine Nachricht auf der Voice Mail aufgesprochen, wird grundsätzlich dies am Telefon
mit „Info empfangen Info anzeigen ?“ signalisiert. Durch Bestätigen mit der Haken- oder OK-Taste
erfolgt die Anzeige „Text?“. Sie müssen nun die Pfeiltaste nach rechts drücken und erhalten
den Text „Absender anrufen?“. Dies bestätigen Sie mit der Haken-bzw-OK-Taste, entsprechend Ihrem Telefontyp. So gelangen Sie auf den OSO-Server. Sie werden aufgefordert, Ihr passwort einzugeben und können die Nachricht abhören.
 
Etwas eleganter ist die Möglichkeit, sich die Nachricht über den PC anzuhören. Hierzu benötigt der PC mindestens einen Lautsprecher, der auf der Soundkarte eingebunden ist.
 
Nachdem Sie Ihr Programm myportal oder die myportalIntegration für Outllok geöffnet haben, gehen Sie auf den Button Nachrichten. Dort wird Ihnen unter Posteingang fettgedruckt die neue Nachricht mit
der Absendernummer angezeigt. Markieren Sie diese Nachricht und drücken Sie die rechte Maustaste. Nun wird Ihnen unter „Nachricht abspielen“ die Möglichkeiten der Abfrage angezeigt.
Wird Ihnen das Feld „Über Telefon“ grau angezeigt, heißt dies, Sie haben die Voice Mail noch aktiviert. Ein Anruf dorthin macht keinen Sinn, weil die Voice Mail dann angeht.
 

 
Mit dem Öffnen der rechten Maustauste sehen Sie weitere Optionen. So können Sie einen Rückruf initialisieren oder als e-mail weiterleiten. Das Feld „Nachricht weiterleiten“ dient dazu, innerhalb der Telefonanlage die Nachricht an einen KollegInnen weiterzuleiten. Wenn Sie dies machen, wird dortn am Telefon signalisiert, dass eine Nachricht vorliegt.
 
Haben Sie die Nachricht abgehört, wandert diese Information in den Ordner „Abgespielt“. Löschen Sie die Nachricht, geht dies in den Ordner „Gelöscht“. Erst wenn Sie die Nachricht aus dem Ordner „Gelöscht“ entfernen, ist diese tatsächlich gelöscht.
 
In allen Ordner können Sie eine Nachricht markieren und über die rechte Maustauste erhalten Sie, wie im Bild 1, die dargestellten Optionen. 
 

Wie kann ich über eine aufgesprochene Nachricht sofort per e-mail oder Telefon informiert werden ?

Sie haben Ihre Voice-Mail aktiviert. Sie möchten unterwegs sofort eine Benachrichtung erhalten, um zu entscheiden, ob auf den Anruf schnell reagiert werden soll.
 
Hierzu müssen Sie unter den Botton „Einrichtung“ Einstellungen vornehmen. Nach dem Öffnen der Botton „Einrichtung“ wird zuerst das Feld „Persönliche Daten“ geöffnet. Hier tragen Sie Ihre e-mail-Adresse ein.
Bild 1 

 
Wichtiger Hinweis: Wir müssen vorher eine e-mail-Account auf dem Server angelegt haben. Erkundigen Sie sich sicherheitshalber vorher bei uns oder dem IT-Systembetreuer, ob dies erfolgte. 
 
Danach gehen Sie in das Feld „Kommunikation-> Sprachnachricht-Benachrichtigung“. Hier können Sie für jeden Voice-Mai-Typ die Häkchen setzen, ob ein Anruf erfolgen soll und oder eine e-mail Benachrichtung gewünscht ist.
Bild 2 

 
 In diesem Beispiel erfolgt die e-mail Benachrichtigung, wenn ich in einer „Besprechung“ bin oder mich „Außer Haus“ befinde. Wenn ich Außer Haus bin, soll noch eine Anwahl auf das Handy erfolgen. Hintergrund ist, um mein Datenvolumen auf dem Handy zu schonen, rufe ich die e-mail manuell ab. Damit ich erfahre, dass gerade eine Nachricht aufgesprochen wurde, erfolgt der Anruf, den ich aber nicht annehme, um keine Telefonkosten zum Handy zu verursachen.
 
Die Felder erste Benachrichtungswiederholung in Minuten sollte auf 1 runter gesetzt werden. Die anderen Felder sind weitere Empfehlungen von uns.

Wozu brauche ich Favoriten?

Wozu brauche ich Favoriten?
 
Ist Geschmackssache!  Es gibt bei uns Kunden, die möchten z.B. die 10 wichtigsten Gesprächpartner für abgehende Gespräche schnell zur Hand haben.
 
Wie lege ich einen Favoriten an?
 
Zuerst gehen Sie auf der Leiste in Einrichtung-> Meine Einstellungen-> Darstellung.
Dort aktivieren Sie „Favoriten anzeigen“ und „Immer im Vordergrund“. 
Bild 1

 
Nach dem Speichern erscheint oben links der Favorit.
 
Jetzt gehen Sie in das Feld Favorit und klicken die rechte Maustaste. Ihnen wird angeboten, eine Favoritengruppe hinzuzufügen. Diese Gruppe legen Sie an.
Bild 2 

 
Nach dem Anlegen können Sie den Kontaktordner öffnen. Ziehen Sie den gewünschten Kontakt in die Favoritenliste und zwar bis zum Feld der Favoritengruppe (Bild 3 zu extern). Erst dann ist er gespeichert. 
Bild 3

 
  
Nachdem Sie Ihre wichtigsten Rufnummern in den Favoriten gelegt haben, können Sie den Favoriten abblenden, ausblenden usw. Dazu haben Sie die Möglichkeikeit, mit einem Mausklick auf das
dargestellte Buch ein Menü zu öffnen, wo Sie z.B. den Favoriten abblenden können. Abblenden heißt, nur, wenn Sie mit der Maus in den Bereich kommen, wird der Favorit angezeigt. 
Bild 4 
 
            
Des weiteren haben Sie in Ihrer Taskleiste den Favoriten, den Sie mit der rechten Maustaste auch verändern können. 
 
Möchten Sie interne Teilnehmer hinzufügen, empfehle ich Ihnen eine Favoritengruppe anzulegen.
Danach öffnen Sie das interne Verzeichnis und schieben die internen Teilnehmer genauso wie oben beschrieben auf die Favoritengruppe.
 
Sie werden jetzt sehen, wann einer spricht oder ob ein Anruf anliegt. Bild 5 zeigt Nebenstelle 11 führt ein ankommendes Gespräch, Nebenstelle 12 erhält einen Anruf. 
Bild 5
 
 
  

Wie kann ich dafür sorgen, nur unter einer Rufnummer erreichbar zu sein?
Wie kann ich erreichen, abgehende Gespräche nur unter einer Rufnummer zu führen?
Wie kann ich einen Heimarbeitsplatz einrichten?
Was ist CallMe?

Alle diese Merkmale werden in den Begriff CallMe zusammengefasst.
 
Bei der CallMe Funktion erfolgt bei ankommenden Gesprächen eine Weiterleitung zum angegebenen Ziel. Insofern handelt es sich um eine Ihnen schon bekannte Umleitung.
Die Rufnummer des angerufenden Teilnehmers am Ziel wird nur angezeigt, wenn das Leistungsmerkmal „Clip no screening“ existiert. Sprechen Sie uns dazu an.
Sollten die ankommenden Gespräche nicht mit einer Rufnummer übertragen werden, können Sie, wie gewohnt alle Telefonate im Journal nachverfolgen.
Ankommende Anrufe werden natürlich mit Rufnummer und eventuell hinterlegten Namen im PopUp-Fenster von myportal signalisiert.
 
Bei abgehenden Gesprächen wird nur Ihre betriebliche Festnetznummer angezeigt.
Dies wird errreicht, indem zuerst eine Verbindung zu der im CallMe festgelegten Rufnummer (z.B.Heimarbeitsplatz) erfolgt. Diese Verbindung nehmen Sie an. Sie werden zuerst die Wartemusik der Telefonanlage hören, denn jetzt erfolgt die Wahl zum gewünschten Teilnehmer. Sobald die Wahl der Rufnummer abgeschlossen ist , wird der Rufton zu Ihnen übermittelt und bei Annahme des Gespräches sind Sie mit dem gewünschten Ansprechpartner verbunden.
 
Welche Einstellungen sind erforderlich?
 
Zuerst empfehlen wir Ihnen den Button Einstellungen zu öffnen. 
Bild1

Hier sollten einfachhalber Rufnummern zu den gewünschten Zielen hinterlegt sein.
Möchten Sie, dass einzelne Rufnummern die MitarbeiterInnen nicht erfahren sollen, nehmen Sie das Häkchen bei „Sichtbar“ raus (Bild 1 Private Rufnummer).
 
 
Nach dem Speichern der Einstellungen gehen Sie auf den Button Betrieb. Dort aktivieren Sie das Merkmal „CallMe“. 
Bild 2

 
Mit dem Öffnen des darunterliegenden Fensters werden Ihnen alle eingetragenen Rufnummern angezeigt. Sie können die Rufnummer aussuchen, unter der Sie erreichbar sein wollen.
Haben Sie keine Rufnummern unter den Einstellungen eingetragen, können Sie natürlich in das Feld auch eine Rufnummer einschreiben. 

Kann ich aus anderen Anwendungen, wie Word oder aus dem Internet telefonieren?

Kann ich aus anderen Anwendungen, wie Word oder aus dem Internet telefonieren?
 
Ja, myportal und myportal für Outlook unterstützen dies.
 
Hierzu muss eine Einstellung vorgenommen werden.
Dazu öffnen Sie bei myportal oder myportal für Outlook. Unter Einrichtung -> Meine Einstellungen gibt es den Punkt Abkürzungstasten.
 
Der Punkt „via Desktop“ ist zuständig für alle Anwendungen, die auf dem PC liegen. Darunter zählt Word, Exel usw. Hier kann nur zwischen der Kombination Strg+rechte Maustaste und Strg+linke Maustaste gewählt werden. Die Darstellung ist bei myportal eigentlich falsch.
 
Der Punkt „via Clipboard“ ist zuständig für das Telefonieren aus aufgerufenen Internetseiten. Dieser Punkt ist frei wählbar. Durch Anklicken des Feldes via Clipboard wird eine Tastenkombination festgelegt. Dabei muss immer mit der Shift-Taste begonnen werden.
In diesem Beispiel ist es die Kombination Shift+B (siehe Bild 1).
 
Bild1

 
 
Nach dem Speichern können Sie z.B. aus Word eine Rufnummern auswählen und markieren.
Bild 2

 
 
Da es sich um eine Anwendung von Ihrem Computer handelt, muss die Kombination via Destop ausgewählt werden. Also Strg+rechte Maustaste.
 
Bild3

 
Bild 3 zeigt wie das PopUp-Fenster für gehende Wahl sich öffnet und die markierte Rufnummer gewählt wird.
 
 
Um eine Wahl von der Internetseite zu generieren, markieren Sie die Rufnummer. Hier gilt die Tastenkombination „via Clipboard“. Oben haben wir festgelegt, die Tastenkombination lautet
Shift+B.
 
Bild 4

 
Bild 4 zeigt wie das PopUp-Fenster für gehende Wahl sich öffnet und die markierte Rufnummer gewählt wird.
  

Wie erhalte ich eine persönliche Faxnummer ?

                                    Wie erhalte ich eine persönliche Faxnummer ?
 
Hierzu muss auf dem System eine Faxnummer eingerichtet werden. Sprechen Sie uns hierzu an.
Für Kunden mit einem Miet- bzw.Instandhaltungsvertrag sind diese Programmierungs- arbeiten selbstverständlich kostenlos.
 
Möchten Sie nachvollziehen, wie Ihre Faxnummer lautet gehen Sie in die Einrichtung. Dort wird Ihnen die persönliche Faxnummer angezeigt.
 
Bild 1

Möchten Sie für eingehende Faxe eine Benachrichtigung erhalten, gehen Sie unter Einrichtung -> Meine Einstellungen -> Benachrichtigungen. Dort können Sie das entsprechende Häkchen setzen.
 
Bild 2

 
Ankommende Faxe werden in den Nachrichtenordner abgelegt. Dieser besteht aus dem Anrufbeantworterteil und der Kategorie Fax.
Eingehende Faxe werden in den Ordner Posteingang abgelegt.
Ist das Fax geöffnet, wird es in den Ordner „gelesen“  abgelegt.
Wird das Fax markiert, kann es mit der rechten Maustaste in den Ordner „Gelöscht“ ablegt werden. Für das endgültige Löschen gibt es  zwei Möglichkeiten.
Die erste Möglichkeit, wie lange das Fax gespeichert wird, ist im OpenSape-Server festgelegt  Hierzu müssen Sie uns ansprechen.
Zweite Möglichkeit, Sie löschen manuell das Fax. Dazu gehen Sie in den gelöschten Ordner,  markieren die Datei und wählen über die rechte Maustaste ->“Nachricht verschieben-> Nachricht endgültig löschen“ aus.
 
Bild 3
.
 
Sie können Ihre Faxe auch weiterleiten. Dazu markieren Sie das Fax. Mit der rechten Maustaste gehen Sie auf „Nachricht weiterleiten“. Jetzt werden Ihnen alle vorhandenen Faxnummern der Firma angezeigt. Setzen Sie das entsprechende Häkchen und mit dem Button OK wird das Fax an den Empfänger weitergeleitet.
 
Bild 4

In diesen Beispiel wurde das markierte Fax an zwei Empfänger weitergeleitet.
 
  

Kann ich eingehende Faxe auf ein e-mail Konto weiterleiten ?

 Eingehende Faxe auf ein e-mail Konto weiterleiten

Ja., Sie können Faxe an ein e-mail Konto weiterleiten.
 
Hierzu muss im OpenScape-Server ein e-mail Konto vorhanden sein. Sprechen Sie uns hierzu an.
 
Zuerst gehen Sie auf Einrichtung. Im ersten Reiter achten Sie darauf, dass die e-mail Adresse eingetragen ist, wo Ihre Faxe ankommen sollen.
 
Bild 1

 
Danach gehen Sie auf den Unterordner Kommunikation -> Fax-Benachrichtigung.
Wählen Sie aus, unter welchen Bedingungen das Fax weitergeleitet werden soll. Möchten
Sie z.B. die Weiterleitung auch aktiviert haben, wenn Sie im Büro sind, markieren Sie das Feld.
 
Bild 2

 
In diesem Beispiel wurde bei Anwesenheit im Büro und im Besetzt und Freifall (Anrufschutz) die Weiterleitung aktiviert. 
 

Wie sende ich aus verschiedenen Anwendungen ein Fax ?

Wie sende ich aus verschiedenen Anwendungen ein Fax

Zuerst muss der Faxtreiber installiert sein.
Der Faxtreiber steht in der Systemsteuerung von Windows. Kontrollieren Sie, ob unter „Drucker- und Faxgeräte der Eintrag CommunicationsClient Fax Printer“ eingetragen ist.
Sollte der Eintrag fehlen, können Sie unter „ Systemsteuerung ->Software den CommunicationsClient“ aussuchen und auf das Feld „Ändern“ gehen. Installieren Sie den Druckertreiber nach.
 
Möchten Sie ein Fax aus Word senden, gehen Sie auf Drucker und suchen sich den Treiber „CommunicationsClient FaxPrinter“ aus.
 
Bild 1

 
Danach werden Sie beim ersten Faxversand aufgefordert, sich anzumelden. Achten Sie darauf , das Häkchen bei „Kennwort speichern“ zu aktivieren. Fehlt dieses Häkchen, müssen Sie bei jedem Fax die Anmeldung wiederholen.
 
Bild 2

 
Geben Sie die Faxnummer ein. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten.
 
Die erste, Sie geben die Rufnummer manuell ein. Achten Sie darauf, dass  für das Amt die Ziffer 0 mit geschrieben wird (0 040 2263305920). Klicken Sie auf +,  um der Faxnachricht diesen Empfänger hinzuzufügen. Die Rufnummer steht jetzt im Feld Empfänger.
 
Bild 3

 
Die zweite Möglichkeit ist, aus den Verzeichnissen einen Empfänger zu suchen. Es wird in allen Verzeichnissen gesucht, die links aktiviert sind. Geben Sie einen Buchstaben ein und aktivieren Sie die Lupe. Aus dem angebotenen Ergebnis suchen Sie sich den gewünschten Empfänger heraus. Mit dem Setzen des Häkchen wird die Rufnummer in das Feld Empfänger übertragen.
Mit dem Aktivieren des Button Start wird das Fax gesendet.
 
Bild 4

 
Den Sendungsverlauf können Sie unter „Nachrichtenordner -> Postausgang -> Elemente werden versendet“ nachvollziehen.
 
Bild 5

 
Unter „Gesendete Elemente“ wird das gesendete Fax abgelegt. 

Wie kann ich eine Konferenz einrichten (nur MX) ?

 
Kunden, die das System MX im Einsatz haben, können sehr komfortable Konferenzen einrichten.
 
Dazu aktivieren Sie im myportal das Feld Konferenz, bzw. in myportal für Outlook den Button mit dem Dreieck.
Entweder Sie haben schon Konferenzen aufgebaut, dann können Sie das Feld „Eigene Konferenzen verwalten“ nutzen. Dazu später mehr.
Bild 1

 
Jetzt legen Sie eine neue Konferenz an und aktivieren „Neue Konferenz starten“. Nach dem Sie diese Option aufgerufen haben, erscheint ein neues Bild. Dort werden Sie als Konferenzleiter angelegt.
Nun wählen Sie das Feld Teilnehmer->Teilnehmer hinzufügen aus.
Bild 2

 
Im Feld „Suchen“ müssen Sie nur einen Buchstaben des gewünschten Teilnehmers eingeben, um alle
Kontakte aufzulisten.
Bild 3

In diesem Bild wurde der Buchstabe „n“ ausgesucht. Da die Namen Hänsch, Neetzel und Funk den Buchstaben „n“ beinhalten, wurden diese Kontakte aufgerufen. Kontakte im Outlook werden mit dem Symbol Outlook versehen.
 
Wird ein Eintrag ausgewählt, wo mehrere Rufnummern hinterlegt sind, können Sie aussuchen, welche Rufnummer für die Konferenz genutzt wird.
Bild 4

 
 
Mit ok. haben Sie den Teilnehmer hinzugefügt.
Wenn Sie alle Konferenzteilnehmer ausgewählt haben, können Sie den Button „Schließen“ drücken.
 
Sie erhalten dann folgendes Bild
Bild 5

 
Hier wird Ihnen angezeigt, dass 2 interne Teilnehmer und ein externer Teilnehmer (FNK-telesysteme KG) an der Konferenz teilnehmen sollen.
 
Nun gehen Sie auf „Datei->Speichern“. In diesem Feld legen Sie zuerst einen Namen fest, dann das Datum und die Uhrzeit. Rechts sehen Sie, dass Sie auch noch weitere Teilnehmer hinzufügen können.
Bild 6

 
Jetzt gehen Sie auf „Erweitert“. Dort können Sie verschiedene Einstellungen, die selbsterklärend sind aktivieren. Wichtig ist das Häkchen bei „Diese Konferenz ist aktiv“ zu setzen. Interessant und sinnvoll ist es , Einladungen per e-mail zu versenden. Dazu den Haken setzen und eventuell einen Text eingeben.
Bild 7

 
Zum Schluss auf „Übernehmen“ gehen und die Konferenz ist gespeichert und aktiviert.
 
Das System wird nun mit dem gesetzten Datum automatisch die Konferenz aufbauen. Die angerufenen Teilnehmer erhalten den Hinweis, dass Sie für die Konferenz eingeladen sind. Mit
der Einladung per e-mail erhalten die Teilnehmer eine ID. Diese ID ist notwendig, falls der Eingeladene von einer anderen Rufnummer anruft. So wird gesichert, dass neben den angerufenen und eingetragenen Rufnummern, nur Teilnehmer, die sich indentifizieren können, teilnehmen.
Des Weiteren erfolgt aus Sicherheitsgründen vor dem Beitritt zum Konferenzraum, die Mitteilung an alle anderen, wer sich gerade im Konferenzraum anmeldet hat.
 
Die gespeicherte Konferenz finden Sie unter „Eigene Konferenzen verwalten“ wieder. Dort können Sie jederzeit Veränderungen durchführen.
Sie können jederzeit die gleichen Teilnehmer zu einem späteren Termin wieder zu einer Konferenz einladen.
 
Hinweis: Natürlich können die e-mail Einladungen nur dann versendet werden, wenn bei myportal, in den Outlook-Kontakten usw. auch e-mail Adressen hinterlegt wurden.
 
Sollten Sie bei der geplanten Konferenz e-mail Adressen überprüft werden oder Sie wissen die ID nicht, können Sie dies einfach nachvollziehen.
 
Dazu öffnen Sie „Eigene Konferenzen verwalten“ und markieren Sie die gewünschte Konferenz.
Danach auf „Bearbeiten“ gehen. Mit der Maustaste auf den Konferenzteilnehmer gehen.
Ihnen wird automatisch das Kennwort, die persönliche ID des Teilnehmer und die e-mail Adresse angezeigt.
Bild 8

 
Dabei stellen Sie jetzt fest, daß die e-mail Adresse nicht mehr stimmt oder der Teilnehmer über eine alternative Rufnummer verfügt, wo er auch erreichbar ist.
 
Dann gehen Sie mit der Maus auf den Teilnehmer und drücken die rechte Maustaste. Gehen Sie auf „Eigenschaften“.
Bild 9

 
Hier können Sie Veränderungen vornehmen. Möchten Sie die e-mail Adresse ändern, dann mit der
rechten Maustaste auf die vorhanden e-mail Adresse gehen und das Feld andere e-mail Adresse aussuchen. Dort tragen Sie die gewünschte Adresse ein.
 
Mit ok. bestätigen und speichern. Es wird automatisch die e-mail versendet. Das können Sie auch nachvollziehen, wenn Sie im Feld „Eigene Konferenzen verwalten“ rechts auf „Einladungen senden“
gehen.
Bild 10

 
Entsprechend dem Bild können Sie die Einladung auch nochmal versenden. 

Wie richte ich einen offenen Konferenzraum ein ?

 
Um einen offenen Konferenzraum einzurichten, aktivieren Sie im myportal das Feld Konferenz bzw. in myportal für Outlook den Button mit dem Dreieck.
Weiter zu „Eigene Konferenzen verwalten“. Danach auf „Neu“ .
Bild1
 

 
Zuerst einen Namen vergeben und dann auf „Erweitert“. Dort bei Konferenztyp „Permanent offene Konferenz“ aktivieren.
Bild 2

 
Sie werden aufgefordert die Änderungen 2x zu bestätigen.
 
Nun können Sie die Anzahl der Teilnehmer ändern (max 16) und eine Konferenz ID vergeben. Diese muss mindestens 4stellig sein und Ziffern dürfen nicht fortlaufend sein (1, 2 z.B.).
 
Bild 3

 
Mit dem Button „Übernehmen“ ist die offene permanente Konferenz eingerichtet.
 
Nun kann von überall eine bestimmte Rufnummer angerufen werden. Durch Eingabe der Konferenz ID wird der Anrufer in den Konferenzraum geleitet.
 
Wenn Sie Outlook oder myportal geöffnet haben, werden Ihnen alle Konferenzteilnehmer angezeigt.
Bild 4

 
Zu sehen ist, dass Herr Hänsch die offene Konferenz eingerichtet hat (Anzeige mit dem gelben Stern). Des Weiteren ist die 118 auch dem Konferenzraum beigetreten.
 
Grundsätzlich sollte man nach einiger Zeit diese permante Konferenz löschen oder mindestens die ID ändern. Ansonsten könnten andere diesen Konferenzraum unerwüscht nutzen, wenn Sie im Besitz der ID sind.  
 

Wie speichere ich dauerhaft die Zertifizierung von UC-Smart

                     Speichern des UC-Smart Zertifizierung

 

Zuerst gehen wir auf Zertifikat anzeigen.

Bild 1

 

Jetzt erhalten wir Zertifikationsinformationen und werden das Zertifat installieren.

Bild 2

 

Jetzt müssen wir den Ort festlegen. Dabei wird nicht der automatische Zertifikatsspeicher genommen.

Wir legen den Ort selber fest. Dazu gehen wir auf „Durchsuchen“ .

Bild 3


 

Es wird der Ordner „Vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstellen“ ausgesucht.

Bild 4

 

Bild 5 zeigt den Zielordner und wir Bestätigen mit „Weiter“.

Bild 5

 

Der Assistent fragt nochmals nach den Einstellungen und wir Bestätigen mit „Fertig stellen“.

Bild 6

 

 

Jetzt kommt der übliche Hinweis der Sicherheitswarnung. Wir bestätigen das mit „Ja“.

Bild 7

 

 

 

Der Importvorgang war erfolgreich. Durch das Bestätigen der restlichen Fenster mit „OK“ oder „JA“ startet der UC-Smart.

 

Beim nächsten Start der Anwendung wird kein Sicherheitshinweis mit seiner Bestätigung erfolgen.

 

Hinweis: Sollte UC-Smart sich nicht starten lassen, kann dies an einem Zertifikatsfehler liegen.

Die Zertifikate werden im Internet Explorer verwaltet. Hier kann man den SSL Status löschen. Danach startete die Software ohne Probleme.

 

Alle Angaben wurden nach bestem Wissen und unter sorgfältiger Prüfung publiziert. Wir geben jedoch keine Gewähr auf Richtigkeit.